Ενημερωση για υποχρεωτικη χρηση της ψηφιακης καρτας εργασιας
Για τους κλάδους βιομηχανίας & λιανεμπορίου που υποχρεώνονται από την 1η Ιανουαρίου 2024 να ενταχθούν στο σύστημα της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, θα επιβάλλεται πρόστιμο σε όποια επιχείρηση δεν έχει προμηθευτεί και χρησιμοποιεί κάποιο σχετικό σύστημα με βάση τις εξής ημερομηνίες:
Ø Από την 1η Απριλίου 2024 για τον κλάδο της βιομηχανίας
Ø από τις 2 Μαΐου 2024 για τις επιχειρήσεις του λιανεμπορίου
Ø από τις 13 Μαΐου 2024 και για τους δύο κλάδους με αριθμό εργαζομένων που δεν υπερβαίνει τους 10.
Ø Οι επιχειρήσεις Εστίασης & Φιλοξενίας αναμένεται να υποχρεωθούν σε χρήση των ανωτέρω τον Σεπτέμβριο.
Mια νέα cloud υπηρεσία για την διαχείριση των απαιτήσεων που προκύπτουν από το μέτρο του Ψηφιακού Ωραρίου & της Κάρτας Εργασίας για τις ΜΜΕ Επιχειρήσεις και τους Λογιστές που τις υποστηρίζουν.
Η έκδοση EPSILON SMART ERGANI ADVANCED είναι η μοναδική ολοκληρωμένη λύση της αγοράς που διασφαλίζει πλήρως:
τον εργοδότη σε θέματα αποφυγής λαθών – παραλείψεων σχετικά με τη ψηφιακή κάρτα εργασίας (π.χ. ξέχασε ο εργαζόμενος να χτυπήσει την κάρτα ή χτύπησε έξοδο αντί για είσοδο ή ήρθε σε ώρα διαφορετική από το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο)
τον εργοδότη στο μείζον ζήτημα της υποχρεωτικής τήρησης των στοιχείων της κάρτας για 10 έτη (σημειώνεται ότι η δωρεάν εφαρμογή του υπουργείου διατηρεί τα στοιχεία ΜΟΝΟ για 6 μήνες)
τον εργαζόμενο τον οποίο ενημερώνει για τυχόν λανθασμένες ή ελλιπείς σημάνσεις κάρτας
τον λογιστή παρέχοντας του μέσα στην εφαρμογή μισθοδοσίας του, ένα ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΟ υποσύστημα αυτόματης συλλογής όλων των δεδομένων μισθοδοσίας (ώρες, ημέρες, νυχτερινά, αργίες, υπερωρίες, άδειες, ασθένειες, απουσίες κ.ά.) διαμέσου online επικοινωνίας με το SMART ERGANI
Κύρια Χαρακτηριστικά
Σύστημα Προειδοποιητικών Μηνυμάτων – Alert System | ενημερωτικά – προειδοποιητικά μηνύματα σε εργοδότη & εργαζομένους αναφορικά με τις σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας εργασίας
Συγκριτικό Report Αποκλίσεων Ψηφιακού Ωραρίου – Ψηφιακής Κάρτας με σύστημα αυτόματης συμπλήρωσης διαφορών
On line συγχρονισμός με εφαρμογή μισθοδοσίας λογιστή για διόρθωση λαθών/παραλείψεων
Σύστημα διαμόρφωσης ανοχών εισόδου / εξόδου για αποφυγή υπερβάσεων ωρών εργασίας
Αυτόματος Υπολογισμός Μισθοδοσίας με βάση το δηλωθέν ψηφιακό ωράριο, τις δηλωθείσες προσαυξήσεις (π.χ. υπερωρίες) και τις δηλωθείσες άδειες/ασθένειες με 100% διασφάλιση εργοδότη για ορθότητα υπολογισμών
10ετής τήρηση σημάνσεων κάρτας, η οποία είναι υποχρεωτική εκ του νόμου
Φορμα εκδηλωσης ενδιαφεροντος
Συχνές Ερωτήσεις και απαντήσεις
1. Έχουν τη δυνατότητα οι εργαζόμενοί μου να χτυπούν την κάρτα τους μέσα από αυτήν την εφαρμογή;
Το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED καλύπτει την ανάγκη σημάνσεων κάρτας και την ενημέρωση του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ με επιπλέον δυνατότητα ενημέρωσης και του λογιστή. Η σήμανση κάρτας απαιτεί τερματικό ωρομέτρησης και η ανάγκη αυτή καλύπτεται εξίσου με ειδικό προσαρμοσμένο σύστημα (π.χ. tablet) από την μοναδική ενιαία λύση της αγοράς.
2. Και πως μπορούν να αποφευχθούν τυχόν λάθη ή παραλείψεις από τους εργαζόμενους, όπως π.χ. μη χτύπημα κάρτας, χτύπημα εισόδου αντί για έξοδο, χτύπημα που δε συμφωνεί με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο κ.ά.;
To EPSILON SMART ERGANI ADVANCED είναι η ΜΟΝΑΔΙΚΗ ΛΥΣΗ της αγοράς που συνδέεται αυτόματα με τη συντριπτική πλειοψηφία των λογιστικών γραφείων, αλλά και των εσωτερικών εφαρμογών μισθοδοσίας. Διασφαλίζει στο 100% την ασφάλεια του εργοδότη για αποφυγή παραβάσεων, ενώ παράλληλα καθοδηγεί τον εργαζόμενο στην ορθή χρήση της ψηφιακής κάρτας, παρέχοντας, επιπλέον, στον λογιστή/υπεύθυνο μισθοδοσίας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες που συμβάλλουν στον ορθό υπολογισμό μισθοδοσίας.
3. Μπορείτε να μου δώσετε 2-3 παραδείγματα;
Δείτε ενδεικτικά 3 περιπτώσεις προειδοποιητικών μηνυμάτων σε εργοδότη και εργαζόμενο:
Έστω ότι έχει ξεκινήσει το ωράριο και ο εργαζόμενος δεν έχει χτυπήσει κάρτα: Η εφαρμογή ενημερώνει τον εργαζόμενο μετά το πέρας π.χ. 10 λεπτών από την είσοδο που ορίζεται στο δηλωμένο ωράριο κι έτσι αποφεύγεται μια πολύ σημαντική παράβαση. Η ενημέρωση γίνεται παράλληλα και στον εργοδότη. Αυτή είναι μια αποκλειστική λειτουργικότητα λόγω της αυτόματης επικοινωνίας με την εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπευθύνου μισθοδοσίας του εργοδότη. καθώς έτσι γίνεται σύγκριση με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο.
Έστω ότι ο εργαζόμενος χτυπάει την κάρτα σε ημέρα ή ώρα που δεν υπάρχει δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Η εφαρμογή ενημερώνει αυτόματα τον εργοδότη κι έτσι παρέχεται η δυνατότητα άμεσης υποβολής ψηφιακού ωραρίου (σε περίπτωση αμέλειας). Η πληροφορία διατηρείται ακόμη και σε περίπτωση που η δήλωση του ωραρίου γίνεται με την απολογιστική μέθοδο
Έστω ότι ο εργαζόμενος που ξεκινάει εργασία στις 08.00, έρχεται και χτυπάει την κάρτα στις 07.30. Η εφαρμογή δίνει τη δυνατότητα
α) ενημέρωσης εργοδότη & εργαζόμενου για σημαντική πρόωρη προσέλευση, β) κατόπιν παραμετροποίησης, να μη δεχτεί τη σήμανση έως ότου αυτή γίνει σε αποδεκτό – με το δηλωμένο ωράριο – χρόνο.
Δείτε αναλυτικά τι περιέχει το Σύστημα Προειδοποιητικών Μηνυμάτων
4. Πώς διασφαλίζεται στο 100% η ενημέρωση εργοδότη και εργαζομένου σε περίπτωση λανθασμένων κινήσεων κάρτας;
Λόγω της αποκλειστικής επικοινωνίας του EPSILON SMART ERGANI ADVANCED με την εφαρμογή μισθοδοσίας, διασφαλίζεται στο έπακρο η άμεση, πλήρης και ορθή ενημέρωση εργοδότη και εργαζομένων με τις ακόλουθες μεθόδους:
α) άμεσα στην οθόνη σήμανσης κάρτας (ορατή από εργαζόμενο)
β) μέσω email σε εργοδότη ή/και εργαζόμενο
γ) μέσω viber/sms μήνυμα σε εργοδότη ή/και εργαζόμενο.
5. Είναι η εφαρμογή συμβατή με την υποχρέωση για 5ετή τήρηση των σημάνσεων της Ψηφιακής Κάρτας;
Η εφαρμογή καλύπτει στο έπακρο αυτή την υποχρέωση, ενώ παράλληλα διασφαλίζει άμεση πρόσβαση στα δεδομένα, τόσο στον εργοδότη, όσο και στην εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπευθύνου μισθοδοσίας.
6. Με ποιο τρόπο γίνεται ο «Αυτόματος Υπολογισμός Μισθοδοσίας» με βάση τα δεδομένα των ψηφιακών ωραρίων;
Ο Αυτόματος Υπολογισμός Μισθοδοσίας με βάση το δηλωθέν ψηφιακό ωράριο, τις δηλωθείσες προσαυξήσεις (π.χ. υπερωρίες) και τις δηλωθείσες άδειες/ασθένειες παρέχεται αποκλειστικά μέσα από το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED, το οποίο έχει το μοναδικό πλεονέκτημα αυτόματης αποστολής στην εφαρμογή μισθοδοσίας όλων των δεδομένων μισθοδοσίας (ώρες, ημέρες, νυχτερινά, αργίες, υπερωρίες, άδειες, ασθένειες, απουσίες κ.ά.) διαμέσου online επικοινωνίας. Με αυτή τη δυνατότητα, ο λογιστής/υπεύθυνος μισθοδοσίας αποφεύγει χρονοβόρες διαδικασίες καταχωρήσεων και ελέγχου των δεδομένων.
7. Σε περίπτωση που παραστεί ανάγκη για υπολογισμό της μισθοδοσίας με βάση τα χτυπήματα της κάρτας, υπάρχει τέτοια δυνατότητα;
Το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED συνδέεται online με την εφαρμογή μισθοδοσίας του λογιστή ή υπευθύνου μισθοδοσίας του εργοδότη και παρέχει αποκλειστικές αυτοματοποιημένες διαδικασίες υπολογισμού μισθοδοσίας με παράλληλες δυνατότητες απεριόριστων παραμετροποιήσεων σε θέματα ωρομέτρησης (π.χ. διαχείριση προγενέστερης προσέλευσης ή μεταγενέστερης αποχώρησης).
8. Πέραν της ψηφιακής κάρτας, τι δυνατότητες παρέχει όσον αφορά τη διαμόρφωση του Ψηφιακού Ωραρίου;
Το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED, λόγω του μοναδικού πλεονεκτήματος online επικοινωνίας με τις εφαρμογές μισθοδοσίας, παρέχει:
Δημιουργία και διαχείριση ψηφιακών ωραρίων εργασίας (ημερήσια, εβδομαδιαία, σταθερά) με online ενημέρωση της εσωτερικής εφαρμογής μισθοδοσίας ή του εξωτερικού λογιστή.
Δυνατότητα απευθείας υποβολών Ψηφιακών Ωραρίων (έκτακτων ή προγραμματισμένων) στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ από τον χρήστη.
Δυνατότητα διαμόρφωσης και υποβολής έκτακτων ή προγραμματισμένων υπερωριών με online ενημέρωση της εφαρμογής μισθοδοσίας.
Δυνατότητα διαμόρφωσης προγράμματος Αδειών & Απουσιών με online ενημέρωση της εσωτερικής εφαρμογής μισθοδοσίας ή του εξωτερικού λογιστή.
9. Έχει τη δυνατότητα η εφαρμογή να λειτουργήσει και αυτόνομα χωρίς επικοινωνία με εφαρμογή μισθοδοσίας;
Η δυνατότητα αυτή παρέχεται και σε αυτόνομη λειτουργία ωστόσο μια τέτοια ενέργεια ενέχει σοβαρούς κινδύνους για τον εργοδότη καθώς:
α) δεν διασφαλίζει τη σύγκριση των χτυπημάτων κάρτας με το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο
β) δεν διασφαλίζει την αυτόματη ενημέρωση του λογιστή/υπευθύνου μισθοδοσίας για τυχόν έκτακτες αλλαγές σε ωράρια ή σημάνσεις κάρτας
γ) δεν παρέχει ενημέρωση της εφαρμογής μισθοδοσίας για θέματα αδειών/ασθενειών/απουσιών με σοβαρούς κινδύνους παραλείψεων ή αναντιστοιχιών που ενέχουν σημαντικές κυρώσεις
δ) δεν παρέχει καμία αυτοματοποίηση στον υπολογισμό μισθοδοσίας, κάτι το οποίο μεγιστοποιεί και τις υποχρεώσεις του εκάστοτε εσωτερικού ή εξωτερικού λογιστή/υπευθύνου μισθοδοσίας.
ε) δεν παρέχει καμία αυτοματοποίηση όσον αφορά την ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ ΩΡΑΡΙΟΥ & ΥΠΕΡΩΡΙΩΝ
10. Για ποιο λόγo να επιλέξω το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED έναντι άλλων λύσεων όπως π.χ. απόκτηση τερματικών ωρομέτρησης ή αυτόνομης εφαρμογής ωρομέτρησης;
O Όμιλος Epsilon Net μέσα από τον οποίο μισθοδοτούνται σήμερα περίπου 2.000.000 εργαζόμενοι του ιδιωτικού τομέα καλύπτει και την ανάγκη απόκτησης των παραδοσιακών τερματικών ωρομέτρησης (ρολόι). Ωστόσο, μια τέτοια λύση προτείνεται για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις που έχουν αυξημένες ανάγκες ωρομέτρησης και προϋποθέτουν και απόκτηση υποσυστήματος ωρομέτρησης, το οποίο βέβαια παρέχεται (από την Epsilon Net) ως ενιαία λύση μαζί με την εφαρμογή μισθοδοσίας. Διευκρινίζεται, ωστόσο, ότι το EPSILON SMART ERGANI ADVANCED συνδέεται με κάθε τερματικό ωρομέτρησης όπως π.χ. tablet ή ρολόι προσωπικού, έχοντας μάλιστα ενσωματωμένο σε αυτά τα τερματικά ένα ειδικό λογισμικό επικοινωνίας για να αποφευχθούν περιττά κόστη εγκατάστασης και άλλων παραμετροποιήσεων
O Όμιλος Epsilon Net, ως αδιαμφισβήτητος ηγέτης σε συστήματα μισθοδοσίας, ωρομέτρησης και διαχείρισης προσωπικού, γνωρίζοντας στο έπακρο τις ανάγκες της κάθε επιχείρησης, διαμέσου του EPSILON SMART ERGANI ADVANCED, παρέχει την αρτιότερη και πλέον ολοκληρωμένη λύση της αγοράς για μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις σε εξαιρετικά προνομιακή τιμή καλύπτοντας με μοναδικό και πρωτοποριακό τρόπο την online σύνδεση εργοδότη – εργαζόμενων – λογιστή
Ο Όμιλος Epsilon Net, έχοντας σήμερα συνεργασία με τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις και ομίλους της χώρας, παρέχει τις πλέον ολοκληρωμένες λύσεις όπως π.χ. και αυτόνομη εφαρμογή ωρομέτρησης (Scan Timer, Business/PYLON Time Attendance), διευκρινίζοντας, ωστόσο, ότι μια τέτοια λύση προϋποθέτει άριστη γνώση των δεδομένων της ψηφιακής κάρτας και του ψηφιακού ωραρίου, κάτι το οποίο είναι εξαιρετικά δύσκολο να εφαρμοστεί σε μικρές και μικρομεσαίες επιχειρήσεις.